EL PODER DE LA AGENDA.


¿Cuántas veces llegamos a la oficina y hemos olvidado alguna cosa importante que debíamos hacer? Ó, en cuántas ocasiones nos hemos dicho :.… Sí, sí , tenía que hacer algo y, ahora mismo no me acuerdo el qué…vaya, si lo hubiera anotado¡….. Incluso, apuntamos cosas en el primer trozo de papel que encontramos en nuestro escritorio y cuando necesitamos revisarlo para saber qué era aquello tan importante que teníamos que realizar, resulta que no lo encontramos ó, está en el despacho y nosotras en casa…. (seguro que muchas de vosotras os sentís identificadas con ello) .

No nos damos cuenta del gran poder que podemos llegar a tener llevando una vida laboral ordenada gracias a una agenda …algo tan simple, práctico y resolutivo a la vez.

Quiero ganar tiempo en mi trabajo.

Siempre estamos buscando la manera de sentirnos menos estresadas, de ganarle tiempo al tiempo y de poder simplificar nuestras vidas y es que, aprender a organizar y planificar nos puede resultar difícil, sobretodo si no estamos habituadas a utilizar una agenda como medio de enlace entre nuestro trabajo y nuestro tiempo. Ésta nos debe de servir de guía para programar y, estructurar las tareas a realizar, revisar los temas pendientes y/ o, los proyectos futuros.

Es una de las formas más eficaces para conseguir sentirnos menos estresadas, pues logramos tener claridad mental de aquello que debemos de hacer, cómo, cuándo y, el tiempo que vamos a dedicar a cada uno de los temas.

Organizar correctamente tu trabajo y llevarlo a cabo, es la mejor manera para conseguir tus metas y ganar más tiempo para ti.

Personalmente soy de las que me gusta tenerlo todo controlado en mi cabeza, pero me ha costado convencerme de que no soy “Súper Girl”… así qué, un día decidí poner en mi vida una agenda y aprender a utilizarla para planificar mi trabajo, ordenar mis prioridades y, disponer de más tiempo para otras cosas.

Asegúrate el éxito de tus proyectos.

Para ello has de aprender a rentabilizar tú tiempo, ordenar tus prioridades y, cumplir tu plan para obtener el éxito en tus proyectos.

Estos sencillos 10 pasos, te ayudarán a poner la agenda en orden y a conseguir que sea tu mejor aliada.

1.- Escoge la agenda “perfecta”:

Cuando vayas a comprarla mira que sea la que reuna con tus expectativas, porque no todas las agendas son iguales, ni contienen los mismos espacios, ni la misma información. Siempre has de buscar aquella que mejor se adapte a tu trabajo, a tus responsabilidades y a tu vida privada, para que no olvides nada y cumplas con todos tus compromisos.

Para las que os guste más la tecnología, existen diferentes App que os ofrecen la posibilidad de gestionar la agenda de manera on line, algunos ejemplos son: Evernote, Fantastical, Awesome Note, Wunderlist..

2. Prioriza tu trabajo de mayor a menor importancia.

Es fácil llenarse de preocupaciones y olvidar lo verdaderamente importante. Para ayudarte a planificar tú trabajo, eventos, proyectos, aniversarios, reuniones, pagos, etc... es necesario aprender a estructurar las actividades de tu día diferenciandolas según su grado de importancia.

Puedes separarlas de la siguiente manera:

a.- Muy urgentes (se deben de hacer hoy sin falta).

b.- Urgentes ( en los dos días sucesivos, como máximo).

c.- Importantes. (antes de finalizar la semana).

3. Utiliza los colores.

Si tienes demasiadas tareas y no sabes cómo separarlas, utiliza la táctica de los colores (máximo 3), para destacar lo más importante del día.

Al inicio de la agenda, anota cada color a que se refiere.

4.-Detalla y desglosa mentalmente cada proyecto.

Esto te permitirá lograr una mayor productividad y, tener una visión más clara de todos los pasos que necesitarás: ¿cómo lo vas a hacer?, ¿qué información te hará falta? , ¿cuánto tiempo vas a dedicarle?, ¿si necesitarás ayuda?...

Intenta detallar al máximo todos los detalles para que no se te escape nada, y puedas organizar correctamente el trabajo y, los tiempos de realización de cada uno de ellos.

5.-Dedica los últimos 15 minutos de tu jornada laboral a planificar las tareas del día siguiente.

Tener un esquema claro de las tareas que debes de realizar, pensar el tiempo que te puede llevar a realizar una tarea dándole el espacio que creas necesario, es esencial para iniciar tu jornada laboral del día siguiente con buen pie. Lo ideal es que empieces por aquello que es más complicado y, por lo tanto, lo que más tiempo y energía te va a restar, de tal manera, que cuando llegue la tarde, tu día se vaya aligerando.

6.- No utilices la agenda como si fuera un diario personal.

En nuestra agenda debemos de guardar parte de la información que necesitemos tener a mano (trabajo, proyectos, aniversarios…) , pero no necesariamente en la memoria, es decir, que todo lo que se nos pase por la cabeza no debemos escribirlo en la agenda. Muchas veces no nos damos cuenta y, anotamos todo lo que se nos ocurre. Al final, más que una agenda, parece un diario personal. Para ello, te recomiendo que busques una pequeña libreta donde puedas escribir estas otras cosas.

7.- Evita hacer muchas cosas a la misma vez.

Nos pensamos que estamos capacitadas para hacer 2 y hasta 3 cosas a la misma vez y, seguramente es cierto pero, en cuanto se trata de trabajo, ¡¡NO¡¡ , pues es muy difícil poder estar concentrada de igual manera en 2 cosas a la misma vez…Como dice el refrán: “mejor hacer una cosa y bien hecha, que muchas y mal”.

Y es que, nuestro cerebro funciona mejor y más rápido, cuando le damos la oportunidad de trabajar en una sola tarea a la vez. Pruébalo ¡

8.- Revisa tu trabajo una vez finalizado.

Si logras finalizar la tarea antes del espacio que tenías programado, habrás ganado tiempo para empezar la siguiente tarea. Esto te permitirá poder revisarla con calma y comprobar si todo ha salido como planeaste.

En caso de que te falte algún detalle o veas algún error, tendrás un bonus extra de tiempo para poder solucionarlo y arreglarlo.

9.- Lleva tu agenda siempre contigo.

Cuando estamos fuera de la oficina siempre nos acordamos de alguna cosa importante, nos surgen nuevas ideas sobre nuestros proyectos, algún evento inesperado … una serie de cosas que nos hacen necesitar nuestra agenda en ese preciso momento. Llevarla siempre contigo será de vital ayuda para estos “momentos imprevistos” y, para que no pierdas ningún detalle.

10.- Busca un espacio para ti en tú agenda.

Después de revisar tu lista de tareas y, tener claro los espacios de tiempo de cada una de ellas…es hora de buscar el tiempo para ti y tú familia. Si lo tienes en cuenta y lo anotas, te asegurarás de cumplirlo¡¡¡

Busca tu momento de ocio, hobby o de hacer aquello que realmente te guste. Es de vital importancia para tu estado de ánimo, para obtener una actitud positiva y, provocar un estado de bienestar general.

Y es que organizar tu agenda correctamente, hace que tus proyectos se cumplan y que te sientas satisfecha, feliz y orgullosa porque podrás llevar tu día más ordenado, teniendo espacio para todas las cosas importantes de tu trabajo y vida personal.

Estoy segura que a partir de hoy, utilizarás estos sencillos pasos para cualquier actividad que quieras desarrollar.

Y tú, ¿sabes organizar la agenda? ¿Cómo lo haces?.. Cuéntame¡.

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